Depuis le départ jusqu’au retour

La qualité de l’accueil et du départ est déterminante de l’impression générale que les parents garderont du séjour de leur enfant. Conscients des rares interactions qu’ils auront avec les animateurs pendant le séjour, c’est naturellement le jour du départ qu’ils chercheront à se rassurer.

De la manière dont vous allez accueillir leur enfant, aux réponses que vous apporterez à leurs interrogations, tout dans votre attitude contribuera à leur donner une première impression… bonne ou mauvaise.

« Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression. »

Afin d’anticiper et d’organiser au mieux cette étape cruciale du séjour, il est indispensable de définir et répartir au préalable les rôles et responsabilités de chacun, à savoir qui va accueillir et orienter les parents, qui va pointer les enfants et centraliser les documents, qui va récupérer les traitement médicaux, qui va regrouper et canaliser les enfants, qui va charger les bagages, etc.

Dans tous les cas, il faudra absolument éviter les débordements et rester maître de la situation. Vous devrez faire preuve de professionnalisme, de maturité et de rigueur. Enfin, adoptez un comportement positif (attitude, sourire, regard, langage, etc.) et soignez votre apparence.

Le jour J du départ

Convoyage - Le jour du départ

Dès leur arrivée, les parents doivent être en mesure d’identifier rapidement le point de RDV (parcours fléché, panneaux d’affichage, etc.) et de reconnaître facilement les membres de l’équipe d’encadrement (tee-shirts, badges, casquettes, etc.).

  • Pour parer à toutes les situations, munissez-vous d’un carnet de notes, d’un stylo, de quelques sacs et d’enveloppes.
  • Arrivez impérativement au minimum 30 minutes avant l’heure de RDV fixée aux parents sur la convocation.
  • Présentez-vous aux parents et répondez à leurs interrogations. Écoutez attentivement les renseignements qu’ils vous donnent et tenez compte de leurs remarques, conseils, avis (prenez des notes si nécessaire).
  • Récupérez les documents importants et l’argent de poche de l’enfant (vérifier la somme). Le cas échéant, transmettez les recommandations médicales ainsi que les médicaments à l’Assistant Sanitaire du séjour.

À noter : si plusieurs animateurs sont chargés de réceptionner les enfants et de recueillir les documents, il est indispensable de croiser régulièrement les listings afin d’éviter les couacs! Par exemple, attendre ou téléphoner aux parents d’un enfant déjà présent.

  • Vérifiez que les bagages portent une étiquette indiquant les coordonnées de l’enfant et les informations du séjour auquel il participe (dates, tranche d’âge, thématique). Regroupez et chargez les bagages en soute, selon un ordre précis le cas échéant (ex: lorsqu’il y a plusieurs groupes à bord)
  • Rassurez les uns et les autres (angoisse de séparation, crainte de partir avec des personnes inconnues), regroupez et canalisez les enfants avant le départ. Informez-les également sur le déroulement du voyage: temps de trajet, arrêt(s) prévu(s), etc.
  • Encadrez le groupe dans tous les déplacements – même les plus courts – surtout dans les gares et les aéroports.
  • Appelez les enfants et faites-les monter à bord, aidez-les à s’installer et recomptez-les une nouvelle fois. Assurez-vous qu’ils soient correctement assis et attachés. Placez à l’avant du car les enfants indisposés (en savoir plus sur la réglementation en car).

Convoyage en train

Pour les voyages en train, chaque membre de l’équipe d’encadrement doit savoir dans quelle voiture il montera, le nombre d’enfants dont il aura la charge et les places précises qu’il occupera à bord. Les billets devront être compostés au préalable. Pour gagner en efficacité, il est conseillé de charger d’abord les bagages avant de faire monter les enfants dans les voitures du train.

Pendant le trajet

Convoyage - Pendant le trajet

Le transport fait partie intégrante du séjour ; vous devez donc l’organiser et le prévoir comme une activité à part entière.

  • Veillez à la sécurité des enfants tout au long du trajet et pendant les pauses éventuelles. Lors des descentes du car, faites preuve d’une grande vigilance (comptez les enfants à chaque montée, assurez-vous qu’ils soient correctement assis et attachés).
  • Veillez au confort des enfants en les invitant notamment à ôter leurs vêtements chauds, à placer leur sac à dos dans les compartiments dédiés, à régler l’aération, etc.
  • Soyez présent auprès des enfants. Profitez du voyage pour faire connaissance, parler ou jouer avec eux (jeux, histoire, énigmes, chants, etc.).
  • Veillez à faire respecter un minimum de calme pendant le trajet et régulez la prise de repas et de boissons.

Pendant le trajet, les animateurs se doivent de respecter les règles de sécurité en vigueur ainsi que les recommandations données par la direction ou les organisateurs.

Transport en car : les accompagnateurs doivent être assis près des portes et issues de secours. Ils doivent impérativement rappeler les consignes de sécurité et veiller à ce que les enfants soient correctement assis et portent leur ceinture de sécurité tout au long du trajet (en savoir plus sur la réglementation en car).

Transport en train : les accompagnateurs doivent se trouver à chaque extrémité des couloirs ou des voitures. Les enfants qui vont aux toilettes doivent être accompagnés, surtout si les portes du wagon ne sont pas automatiques. À la descente du train, ils communiqueront les consignes aux enfants et veilleront à ne rien oublier ni personne dans les compartiments.

Transport de nuit : quel que soit le mode de transport, en cas de voyage de nuit, une veille permanente doit être assurée par au moins un des accompagnateurs.

À noter : le temps du trajet est un temps de travail à part entière pendant lequel les animateurs sont tenus à une obligation générale et permanente de surveillance, de prudence et de sécurité s’agissant des jeunes qui sont sous leur garde.

Avec cette sélection de livres, vous êtes certain de ne plus vous ennuyer pendant vos longs trajets !

À l’arrivée au centre

Convoyage - À l'arrivée au centre

Les premières heures d’un séjour sont souvent les plus marquantes pour l’enfant. Il se retrouve soudainement plongé dans un nouvel environnement face à un groupe qu’il ne connait pas. C’est à vous de l’accueillir, de le rassurer et de favoriser son intégration au sein du groupe.

L’enfant a besoin d’être sécuriser :

  • Soyez attentif aux réactions des enfants pendant cette période d’adaptation. Répondez à leurs questions, expliquez-leur comment se déroule une journée, discutez avec eux des règles de vie de leur séjour.

L’enfant a besoin de connaître son environnement :

  • Organisez une visite de la structure. L’emplacement des toilettes a autant d’importance que la découverte d’une salle d’activité. Savoir où on va dormir, où on va manger, où se trouvent l’infirmerie et la chambre des animateurs, c’est essentiel.
  • Laissez leur du temps pour s’approprier leur espace, découvrir leurs voisins de chambre, ranger leurs affaires.
  • Veillez à présenter aux enfants les différentes personnes qu’ils seront amenés à rencontrer pendant le séjour (direction, cuisine, service, assistant sanitaire).

L’enfant a besoin de connaître le groupe :

  • Favorisez les échanges entre participants, organisez des jeux de connaissances. Ils permettent à chacun de mémoriser rapidement le visage et le prénom des autres.

Pour aider les parents à constituer la valise de leur enfant, les organisateurs de séjour leur confient une liste indicative des vêtements à emporter, appelée trousseau ou inventaire. Une colonne permet aux parents de noter ce qui est réellement emporté par l’enfant. En règle générale, les vêtements portés par l’enfant le jour du départ sont compris dans cet inventaire.

  • À l’arrivée, vous devez contrôler – avec l’aide de l’enfant – le contenu de sa valise et ainsi vérifier que les quantités indiquées par ses parents sont correctes. En cas d’oubli de la fiche trousseau, écrivez-la avec l’enfant.

Au retour du séjour

Convoyage - Au retour

Le dernier jour, accompagnez l’enfant dans la préparation et le rangement de sa valise. Sur la base de l’inventaire effectué à l’arrivée, contrôlez qu’il n’ait égaré aucun vêtement ou objet personnel pendant le séjour. Si tel est le cas, n’hésitez pas à glisser un petit mot destiné aux parents dans sa valise.

Aux yeux des parents, l’état de la valise au retour est à l’image du séjour. Si les affaires – même sales – y sont entassées de manière chaotique, ils penseront à juste titre que l’organisation sur place laissait à désirer. En revanche, une valise propre et bien organisée donnera une bien meilleure impression. Il en va de même pour la tenue vestimentaire et la propreté de l’enfant à son retour.

  • À l’arrivée, un ou plusieurs animateurs s’occupent de décharger et de regrouper les bagages à l’écart du groupe et de la sortie.
  • Pointez systématiquement sur votre listing les enfants qui partent. N’hésitez pas à demander une pièce d’identité aux parents.
  • Vérifiez les autorisations pour les enfants qui partent seuls ou pour ceux qui sont récupérés par un proche non détenteur de l’autorité parentale.
  • Pour les enfants ayant reçu un traitement médical pendant le séjour, remettez aux parents la photocopie de l’ordonnance et de la feuille de soins ainsi que les médicaments si le traitement n’est pas terminé.

Ne vous laissez pas emporter par l’euphorie du dernier jour, veillez jusqu’au dernier instant à l’exemplarité de votre comportement, à la pertinence de vos propos, à la qualité de vos interactions avec les enfants et les parents. Vous ne pourrez réellement souffler qu’une fois tous les enfants récupérés par leur famille.

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